• 如何对食堂食材采购进行统一规范化管理？
• 如何提升报单、对账等供应链管理效率？
• 如何建立有效的食材品质监督管理体系？

这些一直都是各学校食堂食材采购供应链管理中的突出难题。

今天，我们就以青岛黄海学院为例，看看他们是如何通过数字化解决方案，不断升级管理模式，解决供应链管理难题的。

01

成立采购中心

搭建数据高速传输通道

山东青岛黄海学院创建于1996年，是教育部批准的普通本科高校。学校设有13个教学单位，开设70余个本科专业，其中，船舶与海洋工程专业获批国家一流本科专业建设点。

学校现有全日制在校生30000余人，教职工1726人。办学26年来，为社会培养了15万余名高素质应用型人才。

目前，学校拥有三个大型食堂，数百个档口，由11家餐饮公司承包，每家餐饮公司管理10~40个档口，业态包含自助餐、小吃、私房菜、民族特色菜等等，每日食材采购量巨大，包含上千种品类，供应链管理实属一大难题。

而且近几年来国家多次发布有关加强食品安全的相关文件，特别是中小学、高校等场所，食品安全是食堂所有管理工作中的重中之重。

为了加强学校对各餐饮公司和供应商所使用的食材进行统一管控，以及保障全校师生用餐健康安全，黄海学院食堂管理团队成立了采购中心。

与此同时，也为了能够在餐饮公司、采购中心、供应商之间搭建一条数据高速传输通道，实现三方数据互通，高效协作，黄海学院决定启用一套适合自己的数智化供应链管理工具。

在对市场上众多供应链产品经过一番考察后，餐链提供的解决方案是最能够满足黄海学院目前的供应链管理需求的。

02

简化报单流程

提高订单准确率，降低退货率

在过去，黄海学院一直采用的是电子表格报单的方式：

食堂各档口将次日所需食材录进电子表格，并整理好报给所属餐饮公司，各餐饮公司再将各档口的订单表格进行整理汇总发给学校的采购中心，接下来，采购中心还需将11家餐饮公司的订单再一次整理汇总发给供应商。

总的来说，整个报单流程，人工参与多，报单出错的概率较大，过程较为繁琐，从档口报单到采购中心下单给供应商，整个环节大概要花费2~3个小时。

现在，各档口用餐链采购管家APP进行食材申购，各餐饮公司审核后，即可一键下单给采购中心。

采购中心在餐链后台收到订单，审核后采用代采直发，订单便会自动同步到采购管家APP申购页面，并下单给对应供应商，供应商收到订单后，就可分拣并且直接配送到各餐饮公司。

整个报货流程，系统自动汇总订单，省去了档口、餐饮公司以及采购中心人工整理订单的环节，不仅提高了报单效率，订单的准确率也随之提高，同时还降低了退货率。

03

系统自动对账

大幅减少财务重复工作量

在对账方面，黄海学院过去一直采用纸质单对账。

供应商将食材送到餐厅后，餐饮公司签收后，采购中心需要和餐饮公司先对一遍账单。之后，采购中心再跟供应商再对一遍账。两边的账单确认无误后，财务再将账单录进电脑。

对于黄海学院来说，这也是最为繁琐的工作之一，需要跟餐饮公司和供应商两头对账，无论哪边的账单有误，都需要花费大量的精力来回核对。由于食堂的采购量巨大，录单的工作更是繁重，如果中间录错，又需要返工，加大了财务人员的压力。

现在，黄海学院采购中心的已与餐饮公司定好了价格，餐饮公司收到的商品达到标准后，系统可自动对账，大大减少了人工对账的时间，而且再也不需要花更多的时间进行人工录单，避免了录单过程中错单、漏单的问题，减少了财务人员重复工作量。

接下来，采购中心将进一步完善与供应商的定价工作，完成后采购中心就可实现与供应商的自动对账，整个对账工作的效率将进一步提升。

04

更高效、透明的验收方案

让食品安全可追溯

在食品安全监管方面，黄海学院也有着严格的管理制度。

对于供应商送到食堂的商品，采购中心会派专门的验收人员与餐饮公司验收负责人联合进行验货工作，严格把控食材品质，保证学校师生的用餐健康安全。

当然，在验货这一块，餐链也提供了更加高效、透明的解决方案，验收人员可通过餐链智能电子秤+采购管家APP拍照进行收货：

对于需要称重的商品，可使用电子秤进行收货，将商品放上电子秤，即可自动称重并拍照留痕；对于像粮、油、米、面这类标品，用采购管家APP收货，输入商品数量并拍照，就可轻松完成收货。

无论用哪种方式收货，完成后一切数据会自动上传后台，谁送的货，谁收的货，收货数量是多少，收货图片，系统均有记录，采购中心管理人员可通过后台或者老板端随时随地全面查询收货情况，让食品安全可追溯。

结语

目前，餐链为黄海学院提供的采购中心化供应链解决方案正在顺利运行中，提升了学校采购中心对食堂供应链的管控能力，打通了餐饮公司、采购中心、供应商之间信息通道，让三方能够高效协作，工作效率得到显著提升。

餐链提供的食堂解决方案不仅适用于学校，也同样适用于政府、企业、养老院等机构，真正帮助各机构加强食堂供应链管理、提升食品安全保障。