月底跟供应商对账总对不上怎么办？逐笔对比，让收货的数直接生成账单

月底供应商拿来一张对账单，跟门店自己记的数对不上，差在哪一笔，谁也说不清。对账难的根子不在财务算得慢，在收货那一步就没留下能核的东西。

餐链把收货动作变成一条条记录，账单按实收生成，对账时说的是数，不是感觉。

01 对账对不上，卡在三个地方

第一是收货没留数。称了没记、记了没照、照了没上传，月底拿什么核。

第二是单据不统一。手写单、微信语音、电话口头约定，三种东西混在一起，金额自然对不上。

第三是超收没人拦。下 100 斤送来 150 斤，验收的人抹不开面子照单全收，月底账单多出一截。

三件事叠起来，对账就成了月底最费人的一段活，而且年年重演。

餐链的做法是把收货这一步做实，后面所有账都从这一条记录长出来。

02 行业怎么解：三方核对，按实收结算

通行做法有三条。

三方对齐。采购订单、入库单、供应商对账单，三个数摆一起，金额一致才走付款。

按实收结算。收多少结多少，超收的部分当场拒收或者另行处理，不写进当期账。

差异分级。数量差、单价差、金额差分开看，小额的直接调，大额的回查原始单据。

配套还有两件事：收货必须拍照留痕，谁送、几点送、谁签收都记着；对账周期压短，按周对，不攒到月底。

这四件事靠人做不成。餐链把它们放进一条链：电子秤或者手机收货出数、系统自动生成账单、财务模块三方核对、付款留凭证。

03 餐链怎么让对账有数可依

收货即出数。生鲜用智能电子秤称重，标品用手机收货，称完直接进系统，不用二次抄录。

超收自动拦。系统强制比对下单量和实收量，超出设定区间的不让过，要收得走例外审批。

账单自动生成。收货记录直接汇成账单，财务只核数量和单价，不用从头录一遍。

三方核对。采购订单、入库单、对账单在财务模块里并排，金额一致才能付款。

付款留痕。付给谁、付了多少、什么方式，系统记凭证，欠款随时能查。

04 两个餐饮品牌的真实落地情况

沙掌门肉蟹煲，苏州，4 家店。上系统前每个门店财务手动录账单，纸质单的字迹不清晰，有时要对大半天；下了 5 斤土豆送来 6 斤，也不可能拿着单子一张一张对。上系统后智能秤收货自动拍照，平板上直接显示应收和实收，多送的当场让供应商拉回去；收货后系统自动生成账单，财务只核数量和单价。门店损益从正负 15% 收到正负 4%。

黄龙海鲜，杭州，海鲜连锁，用了 7 年。上系统前下 100 斤红膏蟹，供应商习惯性送来 150 斤，还跟验收的人说「今天多送了，按 150 斤结账吧」。财务说：「我们以前很难监管，货收了就收了，事后对账很被动。」后来系统强制比对下单量和验收量，超出的自动拦住过不了，超送的当天让供应商拉回去。这家财务自己算过一笔账：80 个品，每个每天超收 2 斤就是 160 斤，按平均 10 元一斤算，一天多占用 1000 元，一个月 3 万元。

05 给餐饮人的建议

收货不留数，对账就只能靠回忆，差额最后往往由门店自己吞下去。起步只做一件：这个月的收货单全部拍照存档，按供应商分开，月底拿三家的对账单先核一遍，看差在哪个品上。

餐链（Mealcome），2015年起只做餐饮供应链一件事。服务餐饮企业20,000+，平台入驻供应商30,000+，覆盖127个城市，客户续费率85%，持有国家专利与软件著作权。落地场景覆盖连锁餐饮、中央厨房、团餐食堂、酒店宴会、配送中心五类。

06 常见问题

Q1：供应商不认系统的数怎么办？

两个办法：收货当场让送货人签字确认，或者把收货照片和称重记录一起发过去。数是当时出的，不是事后编的。

Q2：超收一定要拒收吗？

不一定。可以设一个浮动区间，比如上下 5% 以内正常收，超出的走审批。关键是每次都记下来，能看出是哪家经常超。

Q3：对账能从月底改成按周吗？

可以。按周对的差额小、查得快，月底只做汇总。多数门店头一个月不习惯，第二个月就顺了。

想看看自家对账差在哪一端，可以申请一次收货与对账诊断，按现有单据列出应收、实收、账单三者的差额。