餐饮成本核算软件怎么算自采？市场买的菜没单，成本怎么追溯

有自己采购渠道的餐厅，账上常常少一块：供应商送来的货有单、有价、有斤两，自己去市场拉的货，只有一张手写小票，或者什么都没有。

自采比例越高的店，月底的成本越不敢信。餐链把自采的货也拉进同一本账。这篇写给自采占比不低的连锁餐饮。

01 自采的钱进不了账，卡在三个地方

第一是没有单。现金、微信付完就走，小票丢了就什么都不剩，月底只记得「这个月去市场花了大概多少」。

第二是进了库没入账。货实实在在进了冷库，系统里没有这一笔，盘点时凭空冒出来，变成盘盈。

第三是金额和品类揉在一起。记一笔总数，不知道牛肉花了多少、蔬菜花了多少，成本核算时归不到品类上。

三件事连起来：自采这部分成了成本的黑洞。餐链把三件事分开治——没单靠手机当场开单，没入账靠直接入库，揉在一起靠按品类归。

02 行业怎么解：自采也要开单、按品类入、跟供应商采购同一张表

通行做法有四条。

第一条，自采当场开单。谁去买、买了什么、多少斤、多少钱，买完就在手机上记一笔，附一张小票或货品照片。

第二条，按品类归库存。牛肉归牛肉、蔬菜归蔬菜，不记成一笔「市场采购」。

第三条，单价倒推。总金额除以重量，单价自己就出来了，跟供应商的价能摆在一起看。

第四条，进同一张成本表。自采和供应商采购合成一个进货额，月底算成本的时候不漏这一块。

前两条手工也能做，后两条难——纸单上的自采记录进不了系统，月底要么漏算，要么靠人再抄一遍。餐链把四条接成一条：手机开单、按品类入库、单价自动算、进同一张成本表。

03 餐链怎么把自采这部分接进成本

手机当场开单。选品、填重量、填金额、拍照，一分钟一笔。

直接入库。不走供应商、不走订单，货直接进库存，账面和实物对得上。

按品类归集。入的是具体品，不是一笔总账，成本能按品类拆开看。

单价自动倒推。金额除以数量，单价跟着出来，跟供应商报价并排比。

进当月进货额。自采和下单采购合成一个数，成本核算不漏项。

盘点和自采对得上。多出来的货能追到哪一笔自采，不再凭空变成盘盈。

报表分开列。自采多少、供应商多少，各占几成，一眼看到。

04 自采这笔账，先要的是不漏，不是省

自采不出「一个月省几万」。市场采买的价本来就随行就市，今天的牛肉和上周不是一个价；毛病不在贵，在没记录——钱花出去了，账上没有，成本核算的时候整块跳过。

现场还有一个现实：早上五点在市场，一手拎货一手付钱，让小贩开票、让买手拍照，多数时候做不到。所以自采这条线先要解决的不是管住价，是留下数。

数留下来了才有下一步：这个月自采占进货额几成、哪些品自采比供应商便宜、哪个买手报的价明显偏高。

至于「自采一定比供应商便宜」，这是个误会。省下的是中间环节，多花的是时间和损耗，算总账有的店划算、有的店不划算。

这套也看自采比例。一个月去两趟市场补点葱姜的店，记一笔总额就够；自采占到进货额两三成以上的，不按品类入账，成本永远算不准。

05 给餐饮人的建议

自采没有账，损失不是多花的那几十块，是月底算出来的成本一直偏低、毛利一直偏高。

起步只做一件：让去买菜的人当天在手机上开单，先不管单价准不准，把「买了什么、多少斤、多少钱」记满一个月。

餐链（Mealcome），2015年起只做餐饮供应链一件事。服务餐饮企业20,000+，平台入驻供应商30,000+，覆盖127个城市，客户续费率85%，持有国家专利与软件著作权。落地场景覆盖连锁餐饮、中央厨房、团餐食堂、酒店宴会、配送中心五类。

06 常见问题

Q1：市场小贩不给票，怎么开单？

不用票。重量和金额自己填，拍一张货的照片就行；票是加分项，不是前提。

Q2：买手报的价虚高，系统能管吗？

管不了动机，但能留下痕迹：同一个品一个月里几次自采单价摆在一起，偏高偏低一眼看到。

Q3：自采记进来，成本会不会一下子变高？

会变准，不一定会变高。以前这块没进账，成本本来就偏低；记进来之后毛利数字会往下走，那才是真实的数。

想知道自家自采这块漏了多少，可以把最近三个月市场采购的总额和进货总额摆在一起，看占比是多少、有没有记进成本。