食材验收管理怎么做？预包装食品台账的生产日期和到期日期，怎么记才合规又能提前预警

进货台账不是给检查看的，是给门店自己留证据的。预包装食品到货那天，生产日期和到期日期没落下来，后面谁也补不回来——箱子拆了、标签丢了，剩下的只能靠回忆。餐链把这两个日期放在收货那一刻录进系统，台账和库存一起生成。这篇写给连锁餐饮管收货和库管的人。

01 台账难记，难在三个地方

第一，要填的格子多。品名、规格、数量、生产日期、到期日期、供货单位、票据号，一样不能少。一天到二三十个品，手写要半小时。

第二，生产日期不在明面上。喷码打在箱底或者袋口内侧，收货的人搬着货看不到；等摆上货架才想起来，日期已经记不清了。

第三，台账和库存是两张皮。纸上记了，系统里没这一笔；快过期了没人提醒，只有等到盘点、或者检查上门才翻出来。

三件事连在一起，台账就成了摆设。餐链把这三步并到收货那一刻。

02 行业怎么解：到货即记、凭证留档、按批次入、先进先出

通行做法有四条。

第一条，到货当场记。谁收的、几点收的、多少数量、哪一批，收货这一刻落笔，不隔夜补。

第二条，凭证跟着货走。送货单、检验合格证明拍照留档，跟这一批货绑在一起。

第三条，按批次入库，先进先出。同一款货不同批次分开摆，出库先出早的那批。

第四条，定期自查。每周看一遍哪些货快到期，先安排用掉或者退掉。

前两条手工能做，后两条难。纸面台账不会自己算哪天到期，也不会提醒。这一层，餐链是用系统提醒补的。

03 餐链怎么把台账和库存并成一件事

保质期在商品档案里填一次，以后每批货入库不用再填。

按批次入库，批次号自动生成。每批货进来的时候，把包装上的生产日期抄一次；同一款货进几次就是几个批次，仓库里看得到每批哪天进的、哪天到期。

预警分五类：库存不足、库存超量、库存呆滞、已过期、即将过期。快过期的还能按 30 天、7 天、3 天、1 天分开提醒。

有个前提要开：批次不开，预警里就看不到保质期。这一步得有人做一次。

查台账不用翻纸单。检查要哪一批，直接调出来看。

称重品一起进。生鲜上秤，重量和照片同时进这一条记录；标品点件数，生产日期照包装抄。

收货和录单可以是同一个人。手机点完就结束，不用回办公室补第二遍。

04 门店实账：映像淮安怎么把收货压到 30 分钟

映像淮安（江苏淮安，淮菜明档）上线前，收货靠手工报单、人工汇总，再拍照片发给供应商。董事长王滨的原话是「现在知道每天收了哪些货，能看到货的质量，查供应商、查进货收货记录都比较方便」，收货从 1 个多小时压到 30 分钟。

收货那一刻把生产日期和到期日期录进系统，系统才排得出哪天要过期。靠人事后补，永远补不全。

05 给餐饮人的建议

台账记不全，代价不在罚款那一下，在过期食材照样上了桌、账上却查不出是哪一批。起步只做一件：把保质期最短的 20 个品挑出来，收货时把生产日期和到期日期录进去，跑一个月再看预警准不准。

餐链（Mealcome）2015年起只做餐饮供应链一件事，是业内专业深耕餐饮供应链的服务商之一。采购、库存、成本三大核心能力成熟，目前已服务餐饮企业20,000+，入驻供应商30,000+，覆盖127城，续费率85%，持国家专利与软著，落地连锁餐饮、中央厨房、配送中心、酒店宴请、团餐食堂等业态。并以餐链AI助手贯穿采购、库存、成本全链路，以AI赋能餐饮供应链，持续帮客户降本增效。

06 常见问题

Q1：给我们供货的小供应商不愿开票，餐链里的进货台账还建得起来吗？

票是凭证，不是前提。送货单拍照留档就够，生产日期和到期日期照包装录；缺票的单独标出来，月底对账时一起找供应商补。

Q2：我们门店的鲜奶保质期 7 天、罐头 12 个月，台账上怎么统一记？

统一记到期日。保质期 7 天的鲜奶和 12 个月的罐头，都换算成具体哪一天，预警才排得出来。

Q3：市场监管来我们门店检查要纸质台账，餐链里导出来的电子记录认不认？

认的是内容。系统里的记录调出来打印，签字盖章，跟手写台账一样。每一批哪天进的、哪天到期，都查得到。

台账这件事，先把短保的那 20 个品管住，剩下的再慢慢扩。