餐饮采购流程怎么定？部门下单、采购核单、统一发供应商怎么追溯

连锁餐饮的采购单，多数长在几个微信群里：后厨、前厅、吧台各报各的，采购汇总完再逐个转，中间漏一张、重一张，第二天不是断货就是压货。

问题不在人懒，在报单、核单、发单没落在一处。餐链把三次交接并成一条线：谁报的、谁核的、发给谁，都挂在一张单上。这篇写给门店多、采购忙不过来的连锁餐饮。

01 下单这条线乱，卡在三个地方

第一是报的量没有依据。厨师长凭当天感觉报，看不到库存还剩多少、上一批用了几天，报多了压货、报少了断档。

第二是汇总靠人转。三五个部门的单子来自微信、纸单、口头，采购一个人往一张表上抄，抄的时候就容易漏行、重行。

第三是核单没有留痕。价格改没改、数量砍了多少，只有采购自己知道；供应商收到的版本和门店最后确认的版本，常常不是同一张。

三件事连起来：单子是散的，责任也是散的。餐链把三步收进同一个入口——报单在系统里、核单在同一张单上、发单从系统直接出去。

02 行业怎么解：报单分人、汇总自动、核单留痕、发单带回执

通行做法有五条。

第一条，报单分到部门。各用各的账号，各报各自要的，谁报的能查到人。

第二条，汇总自动归集。部门提交后系统按品类和供应商并成一张采购单，不用人再抄。

第三条，核单核三样：数量、单价、库存。能看见上批的价和现在剩多少，砍量有依据。

第四条，发单带确认。发出去的单要供应商点确认，没确认的挂着，谁没接一眼看到。

第五条，截单时间固定。当天几点前必须报完，过了就锁，临时加单另走。

前四条手工做得到，第五条难——微信群没有截单这回事，谁想起来谁加一句。餐链把五条串成一条线：报单按部门落、汇总自动并、核单留痕、发单带回执、到点锁单。

03 餐链怎么让下单这条线不乱

部门账号分开。一个部门一个入口，报的单进同一张汇总，不串。

报单页带参考量。上一批这个品用了多少、库存还剩多少、建议报多少，就摆在填数的位置旁边。

汇总自动拆单。部门提交完，系统按供应商把一张总单拆成几张，不用人分。

核单看得见改动。数量、单价动过的地方留痕，谁改的、改前改后都在。

一键发到供应商手机。他点开链接就能看单、点确认，不用装软件；要做完整对账的再开账号。

截单时间可设。到点自动锁单，加单另走，月底一拉能看到临时加了多少。

全程可追溯。谁报的、谁核的、几点发的、供应商几点确认，一条单上一路都在。

04 2个餐饮品牌的真实落地情况

映像淮安，江苏淮安淮菜明档。上系统前是手工报单、人工整理汇总、拍照片发给供应商，一套走完报单要 40 分钟。上系统后报单最快 15 分钟，董事长王滨的原话是「厨师报货的时候更加谨慎，会结合库存来报，凭经验报货的现象明显减少」。

南里山房，新淮扬菜，56 家店。上系统前下单靠手写，师傅说「要小茴香」没标干的还是鲜的，供应商反复打电话确认，平均每周至少 1 到 2 次送错、漏送。上系统后规格跟着订单走，报货时间缩短 20 到 30 分钟，漏单问题解决。

一家答流程那一段——从报单到发单怎么走顺；一家答品类那一段——同一个品名怎么说到供应商不用回问。两家各答一头，不是同一件事。

这套也看条件。两三张桌的小馆子，老板一句话就把单报了，分部门、设截单反而是加活；门店过三家、采购一个人要对接十来个供应商，这套才划算。

05 给餐饮人的建议

下单乱的代价不是多买了几斤菜，是采购每天有一半时间在核「这单到底发没发」。

起步只做一件：把现在几个部门的报单入口收成一个，定一个截单时间，跑两周看漏单和临时加单各有多少。

餐链（Mealcome），2015年起只做餐饮供应链一件事。服务餐饮企业20,000+，平台入驻供应商30,000+，覆盖127个城市，客户续费率85%，持有国家专利与软件著作权。落地场景覆盖连锁餐饮、中央厨房、团餐食堂、酒店宴会、配送中心五类。

06 常见问题

Q1：部门多，报单的人不会用手机怎么办？

一个部门只留一个入口，界面就一屏：选品、填数、提交。品名按上次报过的排在前面，不用翻目录。

Q2：供应商不肯点确认呢？

门店可以代下单，他只送货、签字，留痕一样在；要做完整对账的供应商再开账号。

Q3：截单以后临时要加东西怎么办？

加单走单独通道，标明原因和谁批的，月底一拉就知道临时加了多少、加在谁身上。

想知道自家下单这条线漏在哪一段，可以拿最近一个月的采购单和供应商收到的单做一次比对，看差在报单、汇总还是核单。