11家店还在"毛估"采购？湖南赵友财用一套系统管住采购的"糊涂账"

湖南赵友财下饭菜是一家深耕湖南县城市场的快餐连锁品牌，主营平价快餐，目前拥有11家门店。作为典型的区域连锁餐饮企业，赵有财在快速扩张过程中，面临着从单店粗放管理向连锁标准化管理转型的关键挑战。

在接触餐链之前，赵友的采购和仓库管理完全依赖手工操作——采购靠电话报单，收货靠纸质签字，盘点靠人工记录，月底对账靠"毛估"。

项目痛点

手工账时代的"三笔糊涂账"

×采购端的混乱：一物多名，对账拖半月
11家门店各自采购，由本地供应商分别送货。手工模式下，"同一个品多个名字、同品不同单位、收货和账期对不上"的问题十分突出，导致成本统计"乱七八糟"，需要多个财务人员才能勉强处理。
每到月底，财务拿着到货单与供应商送货单逐一核对，"基本要十几天才能对完，还很容易对错"。

×仓库端的黑洞：盘点靠估计，库存说不清
仓库管理方面，最大的困扰是"盘点不准导致成本乱，库存乱，采购乱造成浪费"。各门店由厨师长自行盘点，缺乏统一管理标准，肉类等高频食材账面与实物严重不符。
每月盘点一次，每次耗时2小时以上，效率低下且准确性堪忧。

×财务的噩梦：人力消耗大，账目不透明

月底对账需要十几天，财务天天和供应商、门店对单子，不仅耗时耗力，更严重的问题是——账目不清晰，股东不愿意参股，扩张计划受阻。

为什么选择餐链？

对比了市面上很多管理系统之后，赵友财下饭菜最终选择了餐链。

核心原因有二：一是餐链的灵活性能够适配快餐连锁实际业务场景；二是餐链在采购和仓库数据管理上的深度，能够真正解决"成本算不清"的底层问题。

餐链提供的"智能采购+仓库管理"组合方案，恰好覆盖了赵有财最痛的两个环节。采购端实现门店线上下单、供应商线上接单、收货拍照实收确认、一键对账的全流程数字化；仓库端实现线上精细盘点、自动出入库核算。

更重要的是，餐链团队在系统搭建是帮助赵友财梳理了商品资料，解决了品名混乱导致的成本统计口径问题，并强制推行了拍照确认收货流程，从根本上堵住了采购成本不清的漏洞。

解决方案

一周上线，两头发力

赵友财下饭菜品类相对简单——快餐，固定原材料和菜单，整体切换很快，3天完成前期培训，一周跑通流程。

01采购模块上线——下单快、对账准

以前怎么做的：门店晚上手写采购单，第二天供应商凭记忆或纸质单送货，"送多少算多少"，门店收货时手写签字确认。经常出现"要10斤送15斤也签收"的情况，事后想追溯根本找不到依据。

用了餐链的什么功能：
餐链将原有的"纸质签字确认"改为"收货拍照按实收确认"，从根本上杜绝了“收货乱象”。
供应商实现了在系统里接单并按单备货送货；门店收货时拍照确认、按实际数量签收，系统自动生成实收记录，与下单数量一一对应。
财务不再每天花一上午记录各门店收货，只需抽查收货照片；应收和实收差距大的，系统直接定位，快速联系门店和供应商确认。

效果如何？

门店下单时间缩短至十几分钟；供应商对账从十几天缩短至一周（首月手工账和系统账并行，对比耗时效果明显）

02仓库模块上线——盘点规范化，AI提效

以前怎么做的：
赵友财在没用餐链之前全靠各门店厨师长自行盘点，手工记一个算一个，且只能月盘。
没有统一标准，更别说总部能否监管了，库存数据形同虚设。

用了餐链的什么功能：
餐链帮助客户完成库存初始化和盘点流程规范化。
总部统一制定盘点标准和周期，门店通过系统线上录入盘点数据，系统自动核算库存成本。
AI速盘上线后，调料、酒水等标准化品类拍照即可识别数量，盘点效率和准确性大幅提升。

效果如何？
库存数据从"毛估"变为实时可查，入库、出库、库存一目了然；采购成本清晰后，盘点也理顺了，入库、出库数据打通，自动出库算成本。对快餐连锁店来说，下单管理和成本管理的收益是巨大的——成本清晰、库存可控、对账高效。

数据见证

一年，看得见的效率提升

对账效率提升一倍

首月使用时，财务反馈对账效率比纸质单快了一半——一周完成4家门店所有供应商的对账和付款，而此前同样的工作量需要十几天。
值得注意的是，当月是手工账和系统账并行使用，最后对比耗时，差距更直观。

人力成本节约2人

根据实施老师的反馈，在餐链系统上线后，省去了财务天天和供应商、门店对单子的工作，采购和盘点流程标准化，财务方面节约了2个人力。采购+仓库形成闭环
采购成本清晰后，盘点也随之理顺。

入库、出库全流程线上化，自动对账、自动出库算成本，财务只需做肉类检查和盘存检查，效率上提升了很多。

"餐链帮我们管理好了入库和出库的成本大头。如果账目不清晰，股东根本不愿意参股，我们也没法扩张。现在开新店、换师傅，也不怕采购仓库乱了。"

——客户证言

盈利启示

给区域快餐品牌的三个忠告

第一，先算清账，再谈扩张。 
账目不透明，不仅是管理问题，更是融资障碍。没有清晰的采购和成本数据，股东凭什么相信你的盈利能力？所以想要扩张，也不见得能赚钱。
第二，标准化不是束缚，是解放。 
从"厨师长说了算"到"系统说了算"，看似多了约束，实则让门店管理变得可复制、可扩展。开新店、换师傅都不怕乱，才是真正的安全感。
第三，数字化选型，要找真正懂业务的伙伴。 
赵友财对比了市面上很多系统，最终选择#餐链供应链管理系统，是因为餐链在采购+仓库的数据深度和业务灵活性上，真正解决了快餐连锁"成本算不清"的底层问题——而不仅仅是把纸质流程搬到手机上。